Mã khách hàng là ký hiệu riêng cho mỗi khách hàng, dựa vào Mã Khách Hàng, Vietlink Global có thể nhận dạng ra được hàng hóa gửi tới Vietlink Global là hàng của khách nào, tránh việc nhầm lẫn và thất thoát hàng hóa. Mã Khách Hàng của từng khách hàng là duy nhất (unique).

Một Mã Khách Hàng được sử dụng cho nhiều người nhận và nhiều lần gửi khác nhau.

Trường hợp khách hàng muốn thay đổi cách thức thanh toán (tại Mỹ hoặc tại Việt Nam)/ hoặc thay đổi dịch vụ nhận hàng (To Door/ To Station ←→ To Airport), phải tạo Mã Khách Hàng mới tương ứng.

Yêu cầu bắt buộc khai báo thông tin xuất khẩu:

Theo quy định về quản lý xuất khẩu của Bộ thương mại Hoa Kỳ, hàng xuất khi có giá trị khai báo cộng với phí vận chuyển vượt quá $2,500 cho mỗi lần gửi cho mỗi ngày sẽ phải làm thủ tục khai báo thông tin xuất khẩu. Quá trình khai báo thông tin xuất khẩu được gọi là EEI (Electronic Export Information) và được thực hiện qua hệ thống AES (Automated Export System) Direct và được gọi là AES Direct thuộc Bộ thương mại Hoa Ký. Việc khai báo này chỉ nhằm mục đích thống kê số liệu xuất khẩu của nước Mỹ như là một trong hệ thống thông tin Census chứ không có mục đích đánh hay truy thu thuế. Khi nhận hàng gửi của khách hàng, mục "Declared Value" cần phải được khai báo bởi khách hàng chứ nhân viên của Vietlink Global không được tự ý khai cho khách hàng. Một khi xác định trị giá hàng gửi và phí vận chuyển chạm mức phải khai báo thông tin xuất khẩu, nhân viên Vietlink Global cần phải yêu cầu khách hàng thực hiện việc khai báo xuất khẩu theo quy định. Việc khai báo xuất khẩu được thực hiện bởi người xuất khẩu (exporter) hay người gửi hàng (shipper). Trong trường hợp khách hàng (exporter hay shipper) không thể khai báo xuất khẩu, họ có thể ủy thác cho Vietlink Global thực hiện việc khai báo với mức phí được quy định bởi Vietlink Global. Khách hàng (exportor hay shipper) phải ký Khế Ước (Power of Attorney) theo mẫu của Bộ thương mại khi ủy thác việc khai báo thông tin xuất khẩu cho Vietlink Global. Trong trường hợp này, khách hàng phải có trách nhiệm cung cấp thông tin để Vietlink Global khai báo thông tin xuất khẩu (EEI) như trong phần "Quy trìn khai báo thông tin xuất khẩu".

Luật pháp Hoa kỳ nghiêm cấm vệc xúi giục hay chỉ dẫn khách hàng (exportor hay shipper) khai báo trị giá hàng gửi thấp hơn trị giá thực hay tách thành nhiều chuyến hàng nhằm mục đích tránh phải khai báo thông tin xuất khẩu. Nhân viên tại Vietlink Global tuyệt đối tuân thủ pháp luật và quy định về xuất khẩu của Bộ thương mai Hoa Kỳ.

  1. Thu thập thông tin người gửi (shipper hay exportor, được gọi theo quy định là United States Principal Party in Interest-USPPI), người nhận (Consignee), người được hưởng quyền lợi ở nước ngoài (Foreign Principal Party in Interes-FPPI) trong trường hợp Consignee chỉ là trung gian thực hiện việc nhận hàng giùm.
  2. Yêu cầu cung cấp Mã Số Thuế (Tax ID hay EIN) của người gửi. Chính phủ Hoa Kỳ khuyến khích việc dùng EIN thay cho số an sinh xã hội (Social Security Number hay SSN) do vấn đề an toàn thông tin cá nhân. Nếu cá nhân nào chưa có EIN có thể vào website www.irs.gov và chỉ mất khoảng 5 phút để xin cấp EIN cho cá nhân.
  3. Yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin hàng gửi bao gồm xuất xứ nơi hàng gửi bắt đầu di chuyển để xuất khẩu. Cần thông tin chi tiết về loại sản phẩm (Schedule B, theo quy định của Chính phủ Hoa Kỳ), đơn vị tính, số lượng, giá trị, và tổng trọng lượng. Commercial Invoices hoặc/và Packing list luôn là điều cần thiết.
  4. Chuyển thông tin thu thập được đến nhân viên có thẩm quyền khai báo thông tin xuất khẩu của Vietlink Global (AES EEI Filling Agent).
  5. Sau khi việc khai báo thông tin xuất khẩu hoàn tất, mã xác nhận ITN sẽ được cung cấp qua hệ thống AES (Automated Export System). AES ITN còn được xác nhận hay chuyển đến email của người làm thủ tục khai báo xuất khẩu (AES EEI Filling Agent). Sau khi việc khai báo EEI hoàn tất, nhân viên thực hiện việc khai báo sẽ cung cấp AES ITN để công ty vận chuyển khai báo trên Consolidated Manifest khi làm thủ tục xuất khẩu.

Có 3 cách để quý khách có thể sử dụng dịch vụ của Vietlink Global

Cách 1: Nếu Quý khách ở gần VP.Vietlink Global USA (đ/c: 14951 Moran St., Westminster, CA 92683), Quý khách có thể mang hàng trực tiếp ra Văn Phòng gửi.

Cách 2: Trường hợp ở xa/ tiểu bang khác, Quý khách vui lòng đăng ký Mã Khách Hàng (MKH) trước; Sau khi có MKH, Quý khách có thể tự gửi hàng đến VP.Vietlink Global USA, bên ngoài thùng hàng ghi:

MKH - Tên người nhận (ở VN)

14951 Moran St., Westminster, CA 92683.

Hoặc Quý khách có thể yêu cầu Vietlink Global cấp Fedex Label để vận chuyển nội địa Mỹ. Cước phí nội địa khi sử dụng Label dao động từ $1/LB-$1.5/LB và phí chuyển hàng từ VP.Vietlink Global USA về VN sẽ được thanh toán 1 lần cho Vietlink Global khi Quý khách nhận được Receipt từ Vietlink Global qua email.

Cách 3: Quý khách có thể mua hàng trên các website, sau đó chuyển hàng đến VP.Vietlink Global USA, và Vietlink Global sẽ làm thủ tục chuyển hàng về VN cho Quý khách. Trường hợp này Quý khách vẫn phải đăng ký MKH trước.

Quý khách vui lòng cho Vietlink Global địa chỉ email của Quý khách, Vietlink Global sẽ gửi Form đăng ký Mã Khách Hàng cũng như thông tin chuyển hàng từ US về VN để Quý khách tham khảo. Sau đó, Quý khách điền đầy đủ thông tin vào Form Đăng ký MKH rồi gửi lại qua email cho Vietlink Global. Sau khi nhận được đầy đủ thông tin, Vietlink Global sẽ cấp cho Quý khách 1 MKH để vận chuyển. Quý khách vui long lưu ý với hàng hóa gửi về sân bay Tân Sơn Nhất để quý khách tự khai hải quan, tên và địa chỉ trên form đăng ký mã khách hàng phải trùng khớp với họ tên và địa chỉ trên chứng minh nhân dân của người nhận hàng

Trong email cấp MKH sẽ có đính kèm form yêu cầu cung cấp Label, trường hợp Quý khách muốn sử dụng Label do Vietlink Global cấp để vận chuyển nội địa Mỹ, Quý khách vui lòng điền đầy đủ thông tin vào form này và gửi lại qua email giúp.

Lưu ý: Việc đăng ký MKH không mất phí.

Thời gian cấp Mã khách hàng trong vòng 48h không tính thứ 7 và chủ nhật kể từ lúc Vietlink Global nhận được thông tin đầy đủ và chính xác từ Quý khách.

Thời gian tạo Label trong vòng 24h kể từ lúc Vietlink Global nhận được thông tin đầy đủ và chính xác từ Quý khách.

Sau khi có Mã Khách Hàng, Quý khách có thể tiến hành mua hàng Online; Ở phần: Thông tin ship hàng đến/Ship to - Ở chỗ tên người nhận: Quý khách ghi MKH trước Tên người nhận - Ở chỗ địa chỉ ship hàng đến/Shipping adress: Quý khách ghi địa chỉ VP.Vietlink Global USA.

--- Sample A000- Họ Tên ---

Sau khi thực hiện order xong, bên bán hàng sẽ chuyển hàng đến VP.Vietlink Global USA; Khi hàng đến Văn Phòng, Vietlink Global nhìn vào Label dán trên thùng hàng có ghi Mã Khách Hàng sẽ nhận dạng ra được là hàng của Quý khách và sẽ chuyển về VN cho Quý khách theo dịch vụ đăng ký lúc đầu.

Đối với quá trình vận chuyển Nội địa Mỹ (làm sao để biết hàng đến VP.Vietlink Global USA chưa): Quý khách có thể theo dõi tình trạng gói hàng dựa vào số tracking của Hãng vận chuyển nội địa Mỹ (vào trang web của Hãng vận chuyển và nhập số tracking vào để kiểm tra)

Đối với quá trình vận chuyển từ VP.Vietlink Global USA về VN: Quý khách vui lòng liên hệ Vietlink Global qua số điện thoại 08.39484270/ 714.9019019 (24/7) hoặc email: cs@vietlinkglobal.com, cs2@vietlinkglobal.com, Vietlink sẽ kiểm tra tình trạng gói hàng cho Quý khách.

VP.Vietlink Global USA mở cửa 7 ngày 1 tuần (kể cả thứ 7 CN) từ 9h sang đến 6h chiều vì thế sẽ có nhân viên nhận hàng cho Quý khách.

Quý khách có thể liên hệ với bên Bán hàng để yêu cầu kiểm tra tình trạng gói hàng hoặc Quý khách có thể liên hệ với BP.CSKH của Vietlink Global, chúng tôi sẽ liên lạc với Bộ phận làm hàng tại US vào khu vực hàng của Quý khách để kiểm tra xem hàng đã đến VP.Vietlink Global USA chưa và thông tin lại cho Quý khách.

Là người sẽ nhận các Lô hàng gửi về Việt Nam.

Trường hợp muốn thay đổi/ cập nhật thêm người nhận cho Mã Khách Hàng, Quý khách phải gửi email đến Vietlink Global và ghi rõ:

Mã khách hàng…muốn thay đổi Người nhận từ … sang… cho tất cả Lô hàng về sau.

Hoặc Mã khách hàng... muốn cập nhật thêm Người nhận mới:...cho Mã khách hàng…

Trường hợp một Mã Khách Hàng có nhiều Người nhận, Khi gửi hàng và gửi email yêu cầu cho hàng về, Quý khách phải thể hiện rõ lô hàng được gửi về cho người nhận nào; trường hợp không ghi thông tin Người nhận cụ thể, kiện hàng sẽ được xử lý cho về theo thông tin Người nhận mặc định lúc đầu.

Thông tin hàng gửi phải được liệt kê chi tiết từng món hàng trong kiện hàng chứ không được dùng những từ ngữ chung chung như "GIFTS", "PERSONAL EFFECTS"… Việc ghi thông tin rõ rang và chi tiết từng món hàng trong kiện hàng sẽ giúp cho quá trình kiểm tra hàng hóa, và xử lý cho hàng về diễn ra nhanh chóng. Đồng thời việc liệt kê chi tiết thông tin hàng hóa trong kiện hàng sẽ giúp cho người nhà của quý khách trong quá trình kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng tại Việt Nam

Quý khách phải điền Trọng lượng Thực tế và Kích thước thùng hàng vào Form Yêu cầu cung cấp Label; Trường hợp Quý khách không biết chính xác Trọng lượng Thực tế và Kích thước kiện hàng, Quý khách có thể ước tính để ghi vào; Khi hàng về VP.Vietlink Global USA, nhân viên sẽ cân và đo lại rồi tính trọng lượng chính xác cho Quý khách.

Đối với dịch vụ nhận hàng tại Văn Phòng (To Station): khi hàng về Việt Nam, người nhận không phải ra Kho Sân bay làm việc trực tiếp với Hải Quan (HQ) để nhận hàng; các thủ tục HQ, Vietlink Global sẽ thay mặt khách hàng xử lý; Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, Vietlink  Global sẽ liên hệ người nhận mang theo Chứng Minh Thư lên Văn Phòng nhận hàng. Liệt kê địa chỉ 2 văn phòng

Đối với dịch vụ Giao hàng tận nhà trả thuế sau, Vietlink Global chỉ vận chuyển và thu cước vận chuyển. Khi hàng về VN, phía Hải Quan sẽ trực tiếp xử lý lô hàng của quý khách (kiểm tra hàng, lên tờ khai, ra hóa đơn,…) Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, HQ sẽ chuyển hàng qua Tổ phát để tiến hành giao hàng cho người nhận; thuế phát sinh (nếu có) người nhận sẽ thanh toán tại VN.

Lưu ý: Quý khách phải thanh toán cước vận chuyển cho Vietlink Global trước, sau khi nhận được phí vận chuyển, Vietlink Global mới làm thủ tục chuyển hàng về VN.

Đối với dịch vụ nhận hàng tại Sân bay, Vietlink Global chỉ vận chuyển hàng hóa trong quá trình từ Vietlink Global US tới sân bay Tân Sơn Nhất. Khi hàng về VN, Vietlink Global sẽ liên hệ người nhận lên VP.Vietlink Global lấy chứng từ và thanh toán phí Chứng từ tại Văn Phòng; Sau đó người nhận sẽ mang bộ chứng từ này ra Kho Sân bay làm thủ tục lãnh hàng; Những chi phí phát sinh tại Kho, người nhận sẽ làm việc trực tiếp cho Kho Hàng và Hải Quan.

Để hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển, Quý khách có thể mua bảo hiểm cho lô hàng của mình với mức phí như sau:

  • Nội địa Mỹ (sử dụng Fedex Label): 1% trị giá lô hàng.
  • Từ VP.Vietlink Global USA về Station HCM: 1% trị giá lô hàng.
  • Từ VP.Vietlink Global USA về Door HCM/Tỉnh/Station HN: 3% trị giá lô hàng

Quý khách có thể mua 1 trong 2 chặn hoặc cả 2 chặn. Đối với hàng hóa tự khai hải quan tại Tân Sơn Nhất, Vietlink Global không cung cấp bảo hiểm

Trường hợp xảy ra mất mất/thất lạc khi có bảo hiểm, Vietlink Global sẽ kiểm tra và dựa vào hóa đơn mua hàng cũng như trị giá khai báo để xem xét bồi thường cho Quý khách.

Trường hợp không sử dụng dịch vụ bảo hiểm, mức bồi thường tốt đa là $100/shipment.

Lưu ý: Hiện Vietlink Global chưa có chính sách bảo hiểm trong trường hợp hàng bể vỡ.

  • To Door/ To Station: Min weight: 5lbs 1 lần gửi, nếu lô hàng <5lbs, Vietlink Global vẫn tính là 5lbs.
  • To Door EMSB: Min weight 10lbs 1 lần gửi, nếu lô hàng < 10lbs, Vietlink Global vẫn tính là 10lbs
  • To TSN Airport: Min weight: 10lbs 1 lần gửi, nếu lô hàng <10lbs, Vietlink Global vẫn tính là 10lbs.
  • To Noi Bai Airport: Min weight: 100lbs 1 lần gửi, nếu lô hàng <100lbs, Vietlink Global vẫn tính là 100lbs.

Nếu hàng chưa được làm thủ tục chuyển về Việt Nam (còn tại VP.Vietlink Global USA), Quý khách có thể thay đổi dịch vụ cho lô hàng bằng cách gửi email thông báo cho Vietlink Global.

- Trường hợp hàng đang trên đường về VN/ hoặc đã về đến VN:

(+) Không thể thay đổi dịch vụ: trường hợp chuyển từ dịch vụ To Door/ To Station --> To Airport

(+) Có thể thay đổi dịch vụ từ To Door --> To Station hoặc To Station --> To Door

(+) Có thể thay đổi dịch vụ từ To Airport --> To Door/ To Station, tuy nhiên phát sinh các chi phí khác (không giống như phí dịch vụ thông báo lúc đầu); Trường hợp này Quý khách cần cung cấp thông tin về lô hàng: Chi tiết hàng gửi, trị giá, trọng lượng...để Vietlink kiểm tra chi phí cũng như xem có thể thông quan cho lô hàng được không rồi báo lại Quý khách.

Trọng lượng kiện hàng được tính dựa vào 2 cách: Cân nặng thực tế (Actual weight) và Thể tích kiện hàng (Dimension), và sẽ tính phí theo trọng lượng nào lớn hơn (Chargeable weight).

Dimension = dài x rộng x cao (inch)/ 166 = dimension weight (LB)

Có 2 cách:

  • Pay in US (Thanh toán tại Mỹ): Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt tại VP.Vietlink Global USA/ Credit Card/ Gửi Check cho Vietlink Global.
  • Pay in VN (Thanh toán tại VN): Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt tại VP.Vietlink Global HCM hay HN/ Chuyển khoản/ Thanh toán khi nhận hàng.

Các kiện hàng khi đến VP.Vietlink Global USA, theo quy định của TSA USA bộ phận xử lý hàng phải mở kiện hàng để kiểm tra trước khi cho về.

Những mặt hàng: Điện thoại, Laptop, Tablet...Vietlink Global sẽ kiểm tra theo số lượng. Nếu như các mặt hàng giá trị như điện thoại, laptop, tablet, sunglasses, perfume còn nguyên seal, bộ phận xử lý hàng hóa sẽ kiểm tra bên ngoài và bỏ qua máy scan x-ray để kiểm tra bên trong kiện hàng chứ không tháo seal.

Một số mặt hàng: Mỹ phẩm, thuốc & vitamin, quần áo, lotion, nước hoa,...Vietlink Global kiểm tra theo cân nặng chứ không đếm số lượng.

(Quý khách có thể theo dõi dựa vào Bảng phụ thu ước tính đối với một số mặt hàng)

Trường hợp Quý khách không có yêu cầu Hold hàng/Giữ hàng thì hàng sẽ được cho về khi đến VP.Vietlink Global USA. Đối với những mặt hàng quá nhẹ hoặc quá nhỏ <2lbs, quý khách vui lòng confirm trước với Vietlink Global USA để cho hàng về Việt Nam trong trường hợp quý khách cần hàng gấp.

 

Trường hợp Quý khách có nhu cầu gom hàng, Quý khách vui lòng gửi email với nội dung như sau trước khi gói hàng đầu tiên được chuyển đến VP.Vietlink Global USA:

 

Subject line: ma khach hang + HOLD HANG CHO GOM

Body email: cung cap so tracking# cần hold

 

Quý khách vui lòng theo dõi các tracking hàng của mình xem hàng đã delivered chưa, trường hợp các tracking đã delivered và Quý khách muốn cho hàng về, Quý khách vui lòng gửi email yêu cầu cho hàng về với nội dung sau: 

 

Subject line: ma khach hang + YEU CAU CHO HANG VE

Body email: cung cap so tracking#

Lưu ý: Đối với dịch vụ nhận hàng tại Sân bay (To Airport), Vietlink Global sẽ chủ động gom hàng cho Quý khách; khi nào nhận được email Yêu cầu cho hàng về từ Quý khách, Vietlink Global sẽ xử lý cho hàng về.

Khi hàng được gửi đến VP.Vietlink Global USA/ hoặc Khi nhận được yêu cầu cho hàng về từ Quý khách, nhân viên sẽ xử lý hàng cho về, tùy theo lượng hàng có ở thời điểm hiện tại cũng như thứ tự yêu cầu cho hàng về thì thời gian xử lý hàng khoảng 1 đến 3 ngày sẽ có thông tin hàng về.

Thời gian tính từ lúc hàng bay đến khi đáp xuống Việt Nam là khoảng 3-5 ngày, không tính thứ 7, chủ nhật và khâu kiểm Hải Quan.